Eingehende Mail mit HORDE filtern
Die Horde-Webmail-Schnittstelle des RRZN bietet nicht nur die Möglichkeit, Mail zu lesen und zu schreiben. Mit der Funktion Filter unter HORDE können eingehende Mails zum Zeitpunkt des Eintreffens auf dem Server automatisch bearbeitet werden. Mit den Basisfunktionen können so Weiterleitungen und Abwesenheitsmeldungen erstellt werden. Zudem werden diverse Möglichkeiten der automatischen Auswahl und Bearbeitung angeboten um eigene weitergehende Regeln zu erstellen .
Einige Mail-Programme, wie z. B. Thunderbird, bieten ähnliche Filter-Möglichkeiten. Diese Regeln sind dann nur auf dem Rechner aktiv, auf dem sie eingerichtet wurden. Sie müssen die Regel deshalb mehrmals pflegen, oder mit Inkonsistenz lebe, wenn Sie Mails von unterschiedlichen Orten lesen. Auch werden Mails bei dieser Methode erst dann bearbeitet, wenn sie ihr Programm starten. Dadurch ist diese Lösung nicht geeignet wenn Sie abwesend sind und ihr Mail-Programm gar nicht läuft.
- Durch die Filterung von Mails auf dem Server bleiben Sie beim Einsatz der Mail-Programme unabhängig.
- Filterregeln in HORDE
Eigene Regeln ergänzen
Über den Button Neue Regel können Sie eigene Filter-Regeln erstellen. Sie können den Inhalt der gesamten Mail, Kopfzeilen und Text nach passenden Zeichenfolgen durchsuchen und aus einigen Aktionen wählen, die bei zutreffender Regel ausgeführt werden. Sie können mehrere solcher Regeln hintereinander schalten und die Reihenfolge mit Hilfe der Pfeile beliebig ändern. So können Sie zum Beispiel Mails, die von einer bestimmten Adresse sind, direkt an Kollegen weiterleiten, oder Mails, die ein bestimmtes Wort im Betreff haben, gleich in einen eigenen Mail-Ordner sortieren.
- Wenn Sie nach dem Absender der Mail filtern wollen: Verwenden Sie im Auswahlfeld das "Von" (bzw englisch "From"). Die "From"-Zeil ist bei der Übertragung zwingend vorgeschrieben. Das ebenfalls vorhandene Feld "Sender" steht im Übertragungs-Protokoll für den Fall eines "im Auftrag von", der Erstellers der Mail ist ein anderer ist als der in der "From"-Zeile angegebene.
Auch die ausgiebige Verwendung dieser Regeln eignet sich jedoch nicht zur Abwehr von SPAM. Dazu verändern die SPAM-Versender die Inhalte ihrer Mails viel zu häufig. Mit der Anpassung seiner Regeln kommt der einzelne Nutzer in aller Regel nicht hinterher.
Anmerkungen zu Weiterleitungen und Abwesenheitsmeldungen
Durch Weiterleitungen eingehender Mails an Mailadressen außerhalb der LUH (zB. nach gmx.de) sowie durch Abwesenheitsmeldungen wird eine erheblich Menge an Mails generiert. Dabei wird oft SPAM-Mail weitergeleitet oder der, meist gefälschte, Absender der SPAM-Mail erhält eine Abwesenheitsmeldung. In beiden Fällen versenden unsere System dann Mails, die nicht vertrauenswürdig sind. Beides schadet dem Ansehen unserer Server für den Mail-Ausgang in der Netzgemeinschaft.
Es widerspricht zwar den im Internet vereinbarten Regeln, dennoch kommt es vor, dass die Server, die durch eine hohe Anzahl von Abwesenheitsmeldungen bzw. Weiterleitungen auffallen, in sogenannte scharzen Listen (Blacklists) eingetragen werden. Provider, die diese Listen zur SPAM-Abwehr nutzen, lehnen dann Mail von den dort eingetragenen Servern ab. Abwesenheitsmeldungen und Weiterleitungen sollten deshalb nur sparsam und nicht über einen längeren Zeitraum eingesetzt werden. Sie sollten nur für Adressen verwendet werden, die an der SPAM-Abwehr des RRZN teilnehmen. Des Weiteren bitten wir die Projektleitungen, Mailboxen ausgeschiedener Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nach einem angemessenen Zeitraum zu löschen.
Gerne werden Mailboxen durch Weiterleitung an mehrere Adressen als Verteilerlisten genutzt. Diese Methode ist häufig fehleranfällig und wird deshalb nicht empfohlen. Die sichere Variante, Mails an mehrere Empfänger zu verteilen, sind Mailing-Listen über den RRZN-Server Listserv.
Weiter Hinweise zu Abwesenheitsmeldungen:
- Nehmen Sie an der SPAM-Abwehr teil
- Nutzen Sie die Möglichkeit, den Zeitraum zu begrenzen
- Lassen Sie nicht jedes Mal antworten, sondern nur nach einigen Tagen
- Senden Sie keine Antwort an postmaster
uni-hannover.de - Überlegen Sie gut, ob wirklich jeder eine Abwesenheitsnotiz bekommen soll. Es schützt auch Ihre Privatspäre, wenn Sie nicht jedem Ihre Abwesenheit mitteilen. Zum Beispiel kann man Mails, die keinen Absender uni-hannover.de haben, mit der in der unteren Grafik dargestellten Regel in seine Mailbox zustellen. Diese Regel verschiebt man über die Pfeile vor die Abwesenheitsmeldung, dann wird diese nur noch hausintern Absender versendet.
- Filterregel »Abwesenheit nur an LUH«
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