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Access 2007

Grundlagen für Anwender

Druckausgabe vergriffen

Dieses Handbuch ist ein unveränderter Nachdruck einer Seminarunterlage des Herdt-Verlages

Inhaltsverzeichnis   Leseprobe   Übungsdateien

Inhaltsangabe

  1. Datenbankobjekte öffnen und verwalten
  2. Die Hilfefunktionen von Access nutzen
  3. Daten in Formularen und Tabellen anzeigen und bearbeiten
  4. Daten suchen, ersetzen und sortieren
  5. Filter und Abfragen nutzen
  6. Mit Berichten arbeiten
  7. Serienbriefe erstellen
  8. Eine einfache Datenbank planen und anlegen
  9. Datenbankobjekte erstellen

Zielgruppe

  • Anwender, die mit einer bestehenden Datenbank effektiv arbeiten möchten
  • Anwender, die eine einfache neue Datenbank erstellen möchten

Lernziele

  • Die unterschiedlichen Objekte einer Datenbank effektiv nutzen können
  • Eine einfache neue Datenbank planen und erstellen können

Voraussetzungen

Grundkenntnisse eines Windows-Betriebssystems

Weiterführende Handbücher

Access 2007 DB Grundlagen für Datenbank-Entwickler

Änderungen gegenüber Vorversion

  • Die Unterlage beschreibt viele neue, schnellere Arbeitstech­niken, die durch die geänderte Programmoberfläche möglich sind.
  • Da Access nun zahlreiche neue und einfache Funktionen bietet, eine Tabelle in der Datenblattansicht zu erstellen bzw. anzupassen, wurde in dieser Unterlage auf die Beschreibung der Ent­wurfs­ansicht von Tabellen verzichtet.
  • Mithilfe der neuen Layoutansicht von Formularen und Berich­ten können Sie diese Datenbankobjekte schnell individuell gestalten. In der Layoutansicht kann der Anwender intuitiv sämtliche hierfür erforderlichen grundlegenden Arbeiten erledigen. Deshalb werden die entsprechenden Anpassungs­möglichkeiten in der Entwurfsansicht von Formularen und Berich­ten in der Unterlage nicht mehr thematisiert.
  • Die meisten Abschnitte der Unterlage wurden konzeptionell und inhalt­lich über­arbeitet, um dadurch zu gewährleisten, dass der Anwen­der die neuen Programmfunktionen effizient und sinn­voll einsetzen kann.

Highlights

  • Im Startfenster lassen sich schnell neue Datenbanken mit Online-Vorlagen oder lokal gespeicherten Vorlagen erstellen bzw. vorhandene Datenbanken öffnen.
  • Mit der neuen Benutzeroberfläche (z. B. Multifunk­tions­leiste, Symbolleiste für den Schnell­zugriff etc.) lassen sich die Pro­grammfunktionen zeitsparender und effizienter aufrufen und bedienen.
  • Der neue Navigationsbereich ersetzt das ehemalige Daten­bankfenster. Er bietet einen bequemen Zugriff auf sämtliche Objekte innerhalb der Datenbank.
  • Datenbankobjekte werden jetzt in sogenannten Dokument­registerkarten angezeigt, mit deren Hilfe Sie beispielsweise schnell zwischen geöffneten Objekten wechseln können.
  • Neue Filter- und Sortieroptionen erleichtern den Zugriff auf die Informationen einer Datenbank.
  • In der Layoutansicht können Sie schnell professionelle Formu­lare und Berich­te erstellen und individuell gestalten. Dabei unterstützt Sie das neue Steuerelementlayout, das Steuer­elemente nun automatisch in der Größe anpasst und aus­rich­tet.
  • Access bietet viele neue Funktionen, um Tabellen zu erstellen (z. B. Tabellenvorlagen, Feldvorlagen und Feldliste). Sie können die Spalten einer Tabelle schnell in der Daten­blatt­ansicht auswerten. Hierzu lassen sich in einer separaten Ergeb­­niszeile ein­fache Funktionen über ein Listenfeld wählen.

Expertenmeinungen

Das RRZN-Handbuch »Access 2007, Anwender«. Was Experten dazu meinen:

„Ein sehr gutes Buch für Access-Ein- und -Umsteiger.“
Dipl.-Ing. (FH) Ines Wawra, FB Agrarwirtschaft und Lebensmittelwissenschaften, HS Neubrandenburg

„Im ersten Teil des Buches werden anhand der aus dem Internet herunterladbaren Beispieldatenbanken alle Datenbankobjekte in ihrer Grundfunktionalitaet beschrieben und deren wichtigsten Funktionen für den täglichen Gebrauch als Datenbankbenutzer näher erläutert. Sehr ausführlich werden die reinen Anwenderfunktionen in Access (zum Teil auch reine Windows-Funktionalitäten) beschrieben.
Es folgt ein kleines Kapitel, in dem dieArbeitsweise von relationalen Datenbanken mit den wichtigsten Begriffen (Primaerschluessel, Fremdschluessel, referenzieller Integritaet, 1:n Beziehung etc). leicht verstaendlich erklärt wird. Dieses Kapitel wirkt ein wenig befremdlich eingerahmt von dem vorhergehenden Kapitel "Mit Abfragen arbeiten" und dem  nachfolgenden Kapitel "Daten drucken", versucht jedoch dem Access-Neuling ein Grundverständnis von relationalen Datenbanken zu vermitteln.
Auf den letzten 50 Seiten wird am Beispiel von Daten eines Basketballvereins eine neue Datenbank geplant und erstellt. Spätestens hier wird der Vorteil von Access 2007 deutlich durch das Handbuch herausgestellt: das Erstellen von einfachen Datenbanken, Abfragen, Formularen und Berichten ist nicht mehr nur eine Sache, die ein EDV-Profi erledigen kann.

Fazit:
Insgesamt gesehen ist die Unterlage als Einstieg für Access-Anwender sehr gut geeignet und motiviert durch die reichliche Bebilderung und klare Sprache. Gut aufgebaute, einfach verständliche Lektüre, die Anwendern von vorgefertigten Datenbanken gute Hilfestellungen an die Hand gibt um die täglichen Arbeiten zu erleichtern. Der Leser bekommt ein Grundverständnis für relationale Datenbanken vermittelt und das Buch ist hervorragend auch für das Selbststudium für die genannte Zielgruppe geeignet.“
Elinor Eckert-Leugner, Leiterin IT-Dienste und Anwendungen h_da, Hochschule Darmstadt

„Besonders positiv sind mir die konsistenten und präzisen Formulierungen & die vielen Screenshots aufgefallen, die jeden Schritt nachvollziehbar machen. Auf der anderen Seite geht die Präzision unweigerlich auf Kosten des Leseerlebnisses – würde es also eher als Nachschlagewerk einsetzen als komplett durchlesen.“
Heiko Jakubzik, Anglistisches Seminar, Universität Heidelberg

Das RRZN-Handbuch »Access 2003, Anwender«. Was Experten dazu meinen:

»Das Buch ist sehr sorgfältig ausgearbeitet und für Anfänger gut geeignet.«
Dipl.-Math. Dieter Weiß, HRZ, Justus-Liebig-Universität Gießen

"Eine gute Einführung in die Handhabung von Access 2003,ein sehr guter didaktischer Aufbau und eine jederzeit gut verständliche Beschrebung der Sachverhalte. Die leichten Schwächen im Layout fallen vor allem gegenüber dem gewohnt hohen Standard dieser Hefte auf. Insgesamt ist auch die Darstellung als übersichtlich und anschaulich zu bewerten. Fuer Einsteiger in das Thema Datenbankanwendung sehr gut geeignet.

Die Unterschiede zwischen 2002 und 2003 sind sehr gering. Deshalb kann ohne groessere Probleme sowohl das 2002-Script für die Software-Version 2003 verwendet werden als auch umgekehrt."
Achim Broetz, Rechenzentrum der Universität Mannheim

Das Handbuch »Access 2002«. Was Experten davon halten:

Da das Access 2003-Handbuch aus dem Handbuch über die Version 2002 entwickelt worden ist, sind auch die Experten-Meinungen über das Handbuch 2002 weitgehend übertragbar auf das Handbuch über die Version 2003.

»Das Handbuch ist ein ›Mix‹ an Informationen für absolute Anfänger (Anwender) und Informationen für DB-Entwickler, bei denen der Anwender (Anfänger) überfordert wird. Einige DB-Grundlagen werden angesprochen, manche bis ins Detail erklärt, andere wiederum nur oberflächlich behandelt, so dass es häufig für den Leser zur Verwirrung kommen muss. Auch bei der Reihenfolge der Themen entsteht beim Leser der Eindruck einer ungeordneten Informationsweitergabe. Selbstverständliche Themen aus dem Bereich Windows- und Office-Grundlagen werden mit guten Einführungen (Grundlagen) zu Access und ›sehr‹ tiefgehenden Einblicken in Access gemischt.
Einige Kapitel sollten im Handbuch ›Windows oder Office-Grundlagen‹beschrieben werden und nicht in einem Handbuch, dass sich mit den Grundlagen von Access befasst. Jemand, der z. B. Fenstertechnik und Dateiverwaltung nicht beherrscht, sollte sich nicht und wird sich auch nicht mit Access beschäftigen.
Es ist schade, dass der Autor nicht durchgängig die gleiche Beispiel-Datenbank benutzt hat. Dies würde zum leichteren Verständnis vieler Kapitel führen.
Fazit: Viel Information für ein unterschiedliches Anforderungsniveau beim Leser. Leider sind die Inhalte der darauf aufbauenden Handbcher nicht bekannt. Wird aber eine Reihe herausgebracht wie unter 2000, wäre es sicherlich möglich, ein Handbuch einzusparen, wenn man auf die Kapitel mit den Grundlagen zu Windows und Office verzichten würde.«
Dipl.-Kfm. Jacques Décieux, Universitätsrechenzentrum Trier (URT), decieux@uni-trier.de

»Access hat in der neuen Version dazu gewonnen, insbesondere im Bereich der Symbole, Schalter und Makros, die dem Anwender die Arbeit erleichtern. Das vorliegende Access-Skript ist sehr anschaulich, gut verständlich (soweit das bei der Materie möglich ist) und in den Anleitungen und Beispielen gut nachzuvollziehen.
Inhaltlich ist es umfassend und völlig ausreichend für den einfachen Anwender und den beginnenden Datenbank-Entwickler. Der Aufbau folgt der Überlegung, dass die meisten Personen wohl erst Daten in eine bestehende Datenbank eingeben, bevor sie selbst eine Datenbank erstellen. Diese Logik ist jedoch nicht zwingend und kann verwirren; sie dürfte aber nur in Einzelfällen nicht zu bewältigen sein. Auch sind die inhaltlichen Querverbindungen der verschiedenen Kapitel und Unterkapitel etwas dürftig ausgefallen. Sehr gut dagegen sind die Schnellübersichten am Ende jedes Kapitels und die vielen Tipps, die das Arbeiten einfacher und effektiver machen.
Das Skript ist gut geeignet als Anleitung für den typischen Anwender von Access-Datenbanken.«
Achim Brötz, Rechenzentrum Uni Mannheim

»Das vorliegende Heft befasst sich gründlich mit der Windows-Technik und der Beschreibung der Handhabung von Access in der neuesten Version. Für diejenigen, die Access kennen, stellt es eine Bereicherung dar. Anfänger dagegen haben es schwer, das Wesentliche bei der Arbeit mit Datenbanken zu erfassen. Das Verständnis für die Problematik ›Datenbanken‹ wird nicht genügend entwickelt.
Ihre vorangegangene Einführung Access 97 (›Access 2000 - Grundlagen für Anwender‹ liegt mir als Vergleich nicht vor) halte ich dagegen in didaktischer Hinsicht für mustergültig; ich empfehle eine Anlehnung daran.«
R. Sanden, URZ Uni Magdeburg

»Wieder ein gelungenes Werk, das eine gute Einführung in ›Access‹ ist und einen sehr guten Überblick liefert. Das Preis-/Leistungsverhältnis ist nicht zu schlagen.«
Oliver Buckenhofer, ZDV, Universität Tübingen

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Letzte Änderung: 20.03.2014